WooCommerce'te stok sayımı nasıl yapılır

Her WooCommerce mağazası er ya da geç aynı ana gelir: ürün sayfası 12 diyor, raf 9 diyor ve kalan üçünün ne zaman gittiğini kimse söyleyemiyor. Bunu çözmenin tek yolu bir stok sayımı: fiziksel olarak saydığınızı sistemin doğru sandığı rakamla ölçmek.

Bu rehber, WooCommerce’te bir stok sayımını baştan sona nasıl yürüteceğinizi anlatıyor: devam eden satışların sonucu bozmaması için beklenen miktarların anlık görüntüsünü nasıl alacağınızı, barkod okuyucuyla ya da elle nasıl sayacağınızı, farkı nasıl okuyacağınızı ve düzeltilmiş miktarları ürünleri tek tek düzenlemeden WooCommerce’e nasıl geri yazacağınızı. Bunların hepsini mağaza açıkken yapabilirsiniz.

WooCommerce stoku gerçeklikten neden sapar#

WooCommerce bir kayıt sistemidir, tanık değil. Kendisine söyleneni sadakatle saklar ve ona yanlış sayıyı söyleyen bir sürü şey vardır:

• Kayıp ve kırılma. Hırsızlık, hasar ve zayi kayıtları tanımı gereği sistemin dışında olup biter.
• Mal kabul hataları. Tedarikçi 50 yerine 48 gönderir, irsaliye yine de imzalanır.
• Sipariş dışında ele alınan iadeler. Stoka geri eklenmeden elle yapılan bir para iadesi ya da kırık dönen bir ürün için yapılan stok girişi.
• CSV içe aktarımları. Yanlış alana eşlenen tek bir sütun, bir anda yüzlerce miktarın üzerine yazar.
• Varyasyon tuhaflıkları. Bazı ürünlerde stok üst ürün düzeyinde, bazılarında varyasyon düzeyinde yönetilir; böylece baktığınız sayılar, gerçekte düşülen sayılar olmaz.
• Başarısız, iptal edilmiş ve terk edilmiş siparişler. Stok düşürme ve geri yükleme her zaman simetrik biçimde tamamlanmaz.
• Elle yapılan düzenlemeler. Dokuz ay önce biri bir sayıyı elle düzeltmiştir ve nedenini kimse not etmemiştir.

Bunların hiçbiri yama geçebileceğiniz bir hata değil. Fiziksel ürün satmanın olağan sürtünmesi bunlar ve tek çare belirli aralıklarla gidip bakmak.

Stok sayımı, stok yönetimi değildir#

Bu ikisi sürekli birbirine karıştırılıyor ve bunun önemi var, çünkü araçlar birbirinin yerine geçmiyor.

Stok yönetimi, sayıları ileriye dönük olarak yönlendirmenize yardım eder: satın alma siparişleri, tedarikçiler, gelen mal, düşük stok uyarıları, yeniden sipariş noktaları. Mevcut miktarın aşağı yukarı doğru olduğunu varsayar.

Stok sayımı ise farklı ve daha rahatsız edici bir soru sorar: mevcut miktar doğru mu? Bu bir yönetim süreci değil, bir ölçümdür. Gerçeği sayar, kayıtla karşılaştırır ve farkı mutabakata bağlarsınız.

İkisine de ihtiyacınız var. Ama sayılarınız çoktan kaymışsa hiçbir satın alma disiplini onları geri getirmez. Saymak zorundasınız.

Biz her ikisinden birer tane geliştiriyoruz ve bunları bilerek ayrı tutuyoruz: satın alma tarafı için PurchaseDesk — tedarikçiler, satın alma siparişleri, mal kabul ve yeniden sipariş noktaları — ölçüm için de Stocktake. Hiçbiri diğeri olmaya çalışmıyor; bu bölümün bütün meselesi de bu.

Eski yöntem ve neden çöktüğü#

WooCommerce mağazalarının çoğu iki yaklaşımdan biriyle başlar.

CSV gidiş-dönüşü: ürünleri e-tabloya aktarın, yazdırın, kâğıt üzerinde sayın, sayıları geri yazın, yeniden içe aktarın. Bu bir yere kadar işe yarar. Ama dışa aktarım yazıcıdan çıktığı anda bayatlar, yeniden içe aktarma sayım sırasında gerçekleşen her satışın üzerine gönül rahatlığıyla yazar ve elinizde farkın ne olduğuna dair hiçbir kayıt kalmaz. Yalnızca bir yerlerden çıkagelmiş yeni bir sayı kalır.

Ürünleri tek tek düzenlemek: ürünü açın, yeni miktarı yazın, güncelleyin, tekrarlayın. Otuz SKU için gayet iyi. Üç yüz üründe cidden eziyet ve yarı yolda yanlış rafı saydığınızı fark ederseniz geri alma diye bir şey yok.

İki yaklaşımın da aynı yapısal kusuru var: neyin değiştiğine bakıp buna inanıp inanmadığınıza karar verme fırsatı bulmanızdan önce stokunuzu değiştiriyorlar.

WooCommerce’te adım adım stok sayımı nasıl yapılır#

Aşağıdaki akış, sayımın tamamını wp-admin içinde yürüten ücretsiz bir eklenti olan Stocktake for WooCommerce‘i kullanıyor. Asıl önemli olan sıra: anlık görüntü, sayım, inceleme, uygulama. Bir perakende zinciri de çok daha pahalı yazılımlarla aynı sırayı izler.

1. Bir oturum oluşturun ve beklenen stokun anlık görüntüsünü alın#

Stok sayımı bir oturum olarak başlar: adı olan, kapsamı tanımlı bir sayım. Burada üç karar önemli.

Sayım modu. Kısmi (nokta) sayım yalnızca gerçekten okuttuğunuz ürünleri günceller; dokunmadığınız her şey mevcut stokunu korur. Tam / sıfır tabanlı sayım ise saymadığınız her şeyi sıfıra çeker. Gerçek bir yıl sonu denetiminde isteyeceğiniz şey budur; tek bir reyonu hızlıca kontrol ederken kesinlikle istemeyeceğiniz şey de budur.

Kapsam. Stok takibi yapılan tüm ürünler ya da kategorilerin bir alt kümesi. Dar kapsam sizin dostunuz: gerçekten bitirdiğiniz bir sayım, %40’ında bıraktığınız sayımdan iyidir.

Anlık görüntü. Oturum oluşturulduğunda mevcut miktarlar referans olarak kaydedilir. Sayarken satışa devam edebilmenizi sağlayan ayrıntı budur: fark, altınızdan kayıp giden bir sayıya göre değil, dondurulmuş o referansa göre ölçülür.

2. Sayın: okutun, yazın ya da ikisini birden#

Sayım ekranı, saymanın gerçek fiziksel hareketine göre tasarlandı: okuyucuyu tutun, rafa bakın, klavyeye dokunmayın.

• Okutarak sayın. Tanınan bir barkod anında sayılır ve imleç okutma kutusunda kalır; böylece durmadan ürün ürün ilerleyebilirsiniz. USB ve Bluetooth okuyucuların ikisi de çalışır.
• Aynı ürünü tekrar okutun, üzerine eklenir — 7 + 1 = 8 şeklinde açıkça gösterilir; böylece karışık bir rafı sayarken daha önce kaydettiğinizin üzerine sessizce yazılmaz.
• Barkod yok mu? Yazın. Aynı kutu SKU’yu ya da ürün adını da kabul eder.
• Hataları satır içinde düzeltin. Az önce okuttuğunuz her şey düzenlenebilir bir listede kalır; ekrandan çıkmadan miktarı düzeltirsiniz.
• Telefon kamerasıyla okutma Beta özelliği olarak sunuluyor ve küçük sayımlarda gerçekten işe yarıyor. Yüzlerce ürün için özel bir okuyucu daha hızlı ve daha güvenilirdir; açıkçası kullanmanız gereken de odur.

Barkod eşleştirmesi hakkında bilmeye değer bir nokta: okutulan kod önce SKU ile, ardından WooCommerce’in kendi GTIN / UPC / EAN / ISBN alanıyla karşılaştırılır (WooCommerce 9.2 ve sonrası). İkisi de hem ürünlerde hem de varyasyonlarda çalışır: stok takibi yapılan her varyasyon kendi satırı olarak sayılır, yani Orta Mavi üzerindeki barkodu okuttuğunuzda üst ürün değil, Orta Mavi sayılır.

3. Hiçbir şey değişmeden önce farkı inceleyin#

CSV akışında bulunmayan adım bu ve en değerlisi de bu. WooCommerce’e henüz hiçbir şey yazılmadı.

Sayım yüzdesini, kaç üründe fark çıktığını, net adet farkını ve WooCommerce Cost of Goods verisini girdiyseniz farkın para olarak karşılığını görürsünüz. O son rakam, “bir miktar stok eksik” cümlesini üzerine hareket edebileceğiniz bir sayıya dönüştürür.

Bir şey uygulamadan önce uç değerleri okuyun. 90 adet sapan tek bir ürün neredeyse hiçbir zaman kayıp değildir; ölçü birimi hatasıdır, yanlış okutmadır ya da birinin koliyi tek adet saymasıdır. Bunları yeniden sayın. Gerçek olanlar, küçük ve dağınık farklardır.

4. Düzeltmeyi uygulayın: geri dönüş noktasıyla birlikte#

Tek tıkla, sayılan miktarlar WooCommerce stokuna işlenir. Bunu yapmadan önce mevcut seviyeler otomatik olarak yedeklenir ve bu yedek, istediğiniz an geri dönebileceğiniz bir geri dönüş noktaları listesinde kalır.

Bu, kulağa geldiğinden daha önemli. İnsanların stok sayımını ertelemesinin nedeni saymak değil; toplu bir yazma işleminin tüm katalogda ters gitmesi ve geri dönüşünün olmaması korkusu. Otomatik geri dönüş noktası bu nedeni ortadan kaldırır.

5. Sayım listesini dışa aktarın#

Sonuçları ve farkı CSV olarak dışa aktarın. Muhasebeciniz isteyecektir; ayrıca gelecek yılın sayımını bir öncekiyle karşılaştırabildiğinizde yorumlaması çok daha kolay olur.

Mağaza açıkken sayım yapmak#

Kapatmak zorunda değilsiniz. Oturum başlarken alınan anlık görüntü tüm sayımın referansıdır; siz sayarken düşen satışlar bu sayıyı sessizce bozmaz, ona göre ölçülür.

Yine de fizik kuralları geçerli. Birkaç pratik alışkanlık:

• Hızlı dönen bölümleri sakin saatlerde sayın. Yazılım baş edemediği için değil, birinin alışveriş yaptığı rafı saymak zor olduğu için.
• Ticaret sürerken yaptığınız her sayımda kısmi sayımı kullanın; tam / sıfır tabanlı sayımları kapalı mağazaya saklayın.
• Acele etmek yerine duraklatıp devam edin. Büyük bir sayım, ilerlemesini kaybetmeden vardiyalara ya da günlere yayılabilir.

Kör sayım: beklenen miktarı bilerek gizleyin#

Ekranda 100 yazıyorsa ve sayan kişi doksanların sonlarında bir şey bulduysa, şaşırtıcı sayıda insan 100 yazar. Sahtekârlıktan değil: beyin, ekranda görünen sayıyı cevap, sayımı da onay olarak kabul eder. Bu doğrulama yanlılığıdır ve işin bütün değerini sessizce yok eder.

Kör sayım, beklenen miktarı gizler; böylece sayan kişi gerçekte bulduğunu kaydeder. Hiçbir maliyeti yok, oturum bazında bir anahtar ve veri kalitenizi iyileştiren en kolay tekil değişiklik bu.

Sizden başka biri sayıyorsa ve sayımın herhangi bir sonucu varsa mutlaka kullanın.

Tam, kısmi ve döngüsel sayım: hangisi, ne zaman#

Çoğu küçük mağazada işleyen bir ritim: en değerli ürünlerinizi bir hata uzun süre saklanamayacak sıklıkta döngüsel olarak sayın, şüpheli görünen her şeyi nokta sayımıyla kontrol edin ve muhasebe için yılda bir tam sayım yapın. Her çeyrekte kusursuz bir tam sayım peşinde koşmak genelde sayımı tümden bırakmakla sonuçlanır.

Bulduğunuz farkla ne yapmalı#

Düzeltmeyi uygulamak döngüyü kapatır ama hiçbir soruyu cevaplamaz. Sayım, ondan öğrendiğiniz kadar değerlidir.

• Uyguladıktan sonra değil, önce araştırın. Sayıları bir kez yazdınız mı, neyin yanlış olduğuna dair kanıt kaybolur.
• Adede göre değil, değere göre sıralayın. 400 € değerindeki bir üründen eksik çıkan üç adet, 2 € değerindeki bir üründen eksik çıkan kırk adetten daha önemlidir.
• Tek tek olaylara değil, örüntülere bakın. Aynı kategori her sayımda eksik çıkıyorsa sizin sayım sorununuz yok; mal kabul, fiyatlama ya da güvenlik sorununuz var.
• Fark değerini zaman içinde takip edin. Tek bir sayım anlık görüntüdür. Eğilim ise teşhistir ve değiştirdiğiniz şeyin gerçekten işe yarayıp yaramadığını söyleyen sayı odur.

Sayımın gurur okşayıcı değil dürüst olması gerekmesinin ve kör sayımın getirdiği küçük ek zahmete değmesinin sebebi tam olarak bu eğilim.

Başlarken#

Yukarıdaki akışı denemek isterseniz Stocktake, WordPress.org üzerinde ücretsiz: sınırsız oturum, barkod okutma, kör sayım, fark incelemesi, tek tıkla uygulama ve otomatik geri dönüş noktalarının hepsi ücretsiz sürümde. Nelerin dahil olduğunun daha ayrıntılı dökümü Stocktake özellik sayfasında.

Küçük başlayın. Bir raf seçin, kör mod açıkken kısmi sayım yapın ve hiçbir şey uygulamadan önce farka bakın. O ilk sayı, genellikle bütün yıl elinize geçecek en öğretici sayıdır.