Gmail takip araçları: hatırlatıcı mı, keşif mi?

Her Gmail takip aracı iki yoldan biriyle çalışır ve aradaki fark, aracın size yarayıp yaramayacağını belirler. Çoğu yazı özellikleri karşılaştırır. Oysa asıl önemli olan özellik, aracın bu iki işten hangisini yaptığıdır.

Hatırlatıcılar, bir sözü fark edip bir şey kurmanızı gerektirir. Keşif ise gidip hiç fark etmediğiniz sözleri bulur. İkisi aynı sorunun farklı yarılarını çözer; çoğu kişi ikincisinden muzdaripken birincisini kurar.

İki farklı iş#

Üçüncü satıra dikkat edin. Her iki model de tıkanır, ama zıt uçlarda tıkanırlar. Hangi tıkanmayı gerçekten yaşadığınızı bilmek, hangi aracı kurmanız gerektiğini de söyler.

Hatırlatıcı modeli#

Bir e-posta gönderirsiniz ve aynı hamlede araca, üç gün içinde yanıt gelmezse bunu geri getirmesini söylersiniz. Bu yaklaşımı Boomerang yaygınlaştırdı; Right Inbox, CMDK ve uzun kuyruktaki pek çok Chrome uzantısı bunun bir sürümünü sunuyor.

Gerçekten iyi olduğu noktalar:

• Kesinlik. Konuşmayı da aralığı da siz seçtiniz, dolayısıyla hatırlatma tam da olması gerektiği gibi olur.
• Yanıt algılama. Bunların çoğu, biri yanıt verdiğinde hatırlatmayı otomatik olarak iptal eder; modelin tamamını katlanılır kılan özellik de budur.
• Gönderim zamanlaması, genellikle pakete dahil gelir ve kendi başına ayrıca işe yarar.
• Düşük yanlış pozitif oranı. Hatırlatılmasını istemediğiniz bir şey için asla rahatsız edilmezsiniz.

Nerede tıkanıyor#

Modelin içine gömülü tek bir varsayım var: önemli anda dikkatiniz oradaydı.

Dikkatinizin orada olmadığı üç durum:

• Söz, bir yanıtın ortasında verildi. Dört paragraf yazdınız ve bunlardan biri “Hukukla görüşüp size döneceğim” diyordu. Hatırlatıcı kurma modunda değildiniz; e-posta yanıtlama modundaydınız.
• Telefondaydınız. Neredeyse hiç kimse telefondan takip hatırlatıcısı kurmaz, oysa verilen sözlerin epey bir kısmı orada verilir.
• Yoğun bir haftaydı. Sisteme en çok ihtiyaç duyduğunuz haftalar, onu işletme ihtimalinizin en düşük olduğu haftalardır. Bu bir disiplin sorunu değil; modelin yapısal zayıflığı.

Hatırlatıcı araçları size, kaydetmeyi hatırladığınız sözlerin kusursuz bir kaydını verir.

Keşif modeli#

Araç, konuşmaları işaretlemenizi istemek yerine posta kutusunda hâlihazırda duranı okur ve hangi konuşmaların yarım kaldığını çıkarır: son mesajı siz gönderdiniz ve karşılığında bir şey gelmedi, size hiç yanıtlamadığınız bir soru soruldu, biri bir şey vaat ettikten sonra konuşma sessizliğe gömüldü.

İyi olduğu noktalar:

• Kaçırdıklarınızı yakalaması — bütün mesele bu ve hatırlatıcıların yapısal olarak yapamadığı şey de bu.
• Geriye dönük çalışması. Bugün kurun, üç hafta önceki bir konuşmayı size söyleyebilir. Hatırlatıcı aracı ise sıfırdan başlar.
• Gönderim anında hiçbir şey istememesi. En yoğun olduğunuz haftalarda sürdürmeniz gereken yeni bir alışkanlık yok.

Nerede tıkanıyor#

Keşif bir çıkarımdır ve çıkarım bazen yanılır:

• Yanlış pozitifler. Bültenler, bildirimler, cevabı “teşekkürler” olduğu için doğal biçimde biten konuşmalar; hepsi açık uç gibi görünebilir. İlk gün kırk madde çıkaran bir araç size hiçbir şey söylememiş olur.
• Niyeti kusursuz okuyamaz. “Bir düşüneyim” bir söz de olabilir, kibar bir hayır da.
• Postanızı görmesi gerekir. Bu da hatırlatıcı modelinin çoğunlukla es geçtiği bir soruyu gündeme getirir: bir iş posta kutusunu tarayan herhangi bir şeyi kurmadan önce aracın gerçekte neye erişebildiğini anlamakta fayda var.

Bir keşif aracının kalitesi neredeyse tamamen yanlış pozitif oranıyla ilgilidir. Güvendiğiniz bir listeye her gün bakmaya değer; %60’ı gürültü olan bir liste ise bir hafta içinde göz ardı edilir. O noktadan sonra hiç yoktan beterdir, çünkü kendinizi güvende sanırsınız.

Hangisine ihtiyacınız var?#

Dürüst cevap verin:

• “Hatırlatıcı kuruyorum ve işe yarıyorlar, sadece daha iyi bir zamanlama istiyorum.” → Hatırlatıcılar. Sistemi zaten siz işletiyorsunuz; iyisini edinin.
• “Tamamen unuttuğum şeyler haftalar sonra bana geri geliyor.” → Keşif. Daha iyi hatırlatıcılar işe yaramaz, çünkü zaten hatırlatıcı kuracak değildiniz.
• “Önemli olanları hatırlıyorum, küçükleri düşürüyorum.” → Muhtemelen keşif. İlişkiler sessizce küçüklerin üzerinden aşınır.
• “Posta kutum kontrol altında, sadece tekliflerde bir dürtmeye ihtiyacım var.” → Hatırlatıcılar; okumayı burada bırakın.

Kaba bir kural: sorununuz zamanlama ise hatırlatıcı kullanın. Sorununuz hafıza ise keşif kullanın.

İkisini birlikte kullanmak#

İkisi birbirini dışlamaz; eksiksiz bir sistem tam da bu birleşim gibi görünür:

1. Belirli bir şeyi bilerek beklediğinizde hatırlatıcı kurun — bir teklif, bir fiyat teklifi, bir onay. Riski yüksek ve bunun farkındasınız.
2. Geri kalan her şeyin üzerinde keşfi çalıştırın ve listesini haftalık olarak gözden geçirin.
3. Keşfin iki kez önünüze getirdiği her şeyi bir süreç arızası sayın, tek seferlik bir kaza değil. Aynı türden söz sürekli elinizden kaçıyorsa çözüm, aracın yukarısında bir yerdedir.

Yalnızca birini benimseyecekseniz önceliği keşif taramasına verin, çünkü kendi arıza biçimini de kapsar: bir hafta boyunca kullanmayı unutursanız, geri döndüğünüzde o haftanın her şeyiyle birlikte hâlâ oradadır. Kurmadığınız bir hatırlatıcı ise yok olmuştur.

Her iki durumda da nelere bakmalı#

• Otomatik kapanma. Biri yanıt verdiğinde madde, siz dokunmadan listeden çıkmalı. Elle temizlik gerektiren sistemler ölür.
• Yalnızca bildirim değil, görünür bir liste. Bildirimler kesintidir; liste ise bilerek gözden geçirebileceğiniz bir şeydir.
• Borçlu olduğunuz şeyle beklediğiniz şeyin birbirinden ayrılması. Bunlar farklı eylemler gerektiren farklı listelerdir; birleştirmek ikisi üzerinde de harekete geçmeyi zorlaştırır.
• Neyi görebildiğine dair dürüst bir açıklama. Postanızı okuyan her şey, bunu nasıl yaptığını ve makinenizden herhangi bir şeyin çıkıp çıkmadığını açıkça söylemelidir.

CommitLatch bir keşif aracıdır: açık uçları siz işaretleyene kadar beklemek yerine tarayarak bulur, bunları borçlu olduklarınız, beklediğiniz şeyler ve riske girenler diye ayırır ve bunu Gmail OAuth ya da buluta gidip gelme olmadan yapar. İhtiyacınız olan şey belirli konuşmalarda gönderim anı hatırlatıcılarıysa, hatırlatıcı aracı daha uygundur; üstelik ikisini birden çalıştırmamak için de bir sebep yok. Daha geniş rutin ikisinden de önemlidir.