Gmail'de takip: kaybolan sözleri yakalayan bir sistem
Bu sabah yanıtladığınız e-postayı kimse kaybetmez; kaybolan, on bir gün önce verdiğiniz sözdür. Gmail için hem bildiklerinizi kuyruğa alan hem de unuttuklarınızı ortaya çıkaran bir takip sistemi nasıl kurulur.
Bu sabah yanıtladığınız e-postayı kimse kaybetmez. Kaybolan, on bir gün önce gelen ve altına “Hafta sonuna kadar gönderirim” yazdığınız e-postadır. Sonra araya bir hafta girer.
Bu yazı, işte bunları yakalayan bir Gmail takip sistemi kurmakla ilgili: gelen kutunuzun aslında neyi sakladığı, alışılmış yöntemlerin neden bir yerden sonra işe yaramadığı ve yoğun bir haftadan sağ çıkan bir rutin.
Dört tür açık uç#
“Takip” sözcüğü, birbirinden farklı ele alınması gereken dört ayrı durum için kullanılıyor. İşin büyük kısmı bunlara isim vermekten ibaret:
| Tür | Bulunduğunuz durum | İhtiyaç duyduğu şey |
|---|---|---|
| Siz borçlusunuz | Bir belge, bir fiyat ya da bir yanıt sözü verdiniz | Tarihi olan bir görev |
| Siz bekliyorsunuz | Siz gönderdiniz; karşı taraf sustu | N gün sonra bir hatırlatma |
| Tıkanmış | Başka bir şey olmadan iki taraf da ilerleyemiyor | Hatırlatma değil, görünürlük |
| Tekrar eden | Bir yenileme, aylık bir rapor, yıllık bir değerlendirme | İleride, uzak bir tarih |
Tek bir “takip” etiketinin işe yaramamasının nedeni, bunların birbirinden farklı biçimlerde bozulmasıdır. Borçlu olduğunuz iş, siz unuttuğunuz için düşer. Beklediğiniz iş, karşı taraf unuttuğu için düşer. Tıkanmış iş ise sahibi olmadığı için düşer. Üçünü tek bir liste gibi ele almak, en çok bağıranın kazanması ve diğer ikisinin çürümesi demektir.
Yıldızlamak ve etiketlemek neden bir yerden sonra işe yaramaz#
Neredeyse herkes buradan başlar ve bir süre işe de yarar. Sonra yaramaz olur; nedeni de tahmin edilebilir: yıldız, bir şeyin önemli olduğunu kaydeder; sırada ne olması gerektiğini değil.
Bir ay sonra yıldızlı listeye baktığınızda, her konuşmayı tek tek açmadan siz mi onları bekliyorsunuz yoksa onlar mı sizi bekliyor ayırt edemezsiniz. Böylece listeyi açmak faydasızlaşır, siz de açmayı bırakırsınız ve yıldızlar birikir. İki ay içinde yıldızlı klasör, bir zamanlar acil olan şeylerin arşivine dönüşür.
Etiketlerde aynı sorun, üstüne bir tane daha var: bakım isterler. Bir waiting etiketi yalnızca karşı taraf yanıtlayana kadar doğrudur ve onu sizin yerinize kaldıran hiçbir şey yoktur.
Gmail’in kendi içinde verdikleri#
İnsanların kullandığından fazlası, ihtiyaç duyduğundan azı.
- Snooze gerçekten iyi ve hak ettiğinden az kullanılıyor. Bir konuşmayı şimdi listeden kaldırır, belirlediğiniz tarihte geri getirir; “bunu önümüzdeki salı kovala” için tam da doğru araç. Sınırı şu: ertelenmiş bir konuşma geri dönene kadar görünmez. Verdiğiniz sözleri bir liste halinde göremezsiniz.
- Nudges, Google’ın kendi sezgisel kurallarına dayanarak yanıt gerektirebilecek bazı konuşmaları öne çıkarır. Faydalı, kapalı kutu ve belirli bir şey için güvenebileceğiniz türden değil.
- Tasks, bir konuşmayı alıp tarihli bir göreve dönüştürebilir. Bu iyi çalışır; sürtünme, her konuşma için elle atılan bir adım olmasında ve bu adımı yalnızca zaten fark ettiğiniz şeyler için atmanızda.
Asıl boşluk o son ifadede. Gmail’in kendi araçlarının hepsi, verdiğiniz sözü zaten fark etmiş olmanızı gerektiriyor.
Boşluk: çoktan unuttuğunuzu hiçbir şey bulmuyor#
Bu araç kategorisinin tamamındaki yapısal sorun şu.
Snooze, Tasks, hatırlatma uzantıları, kendi etiketleriniz. Hepsi fark ettiğiniz anda yaptığınız şeyler. Farkında olduğunuz sözleri yönetmekte çok iyiler. Bir perşembe öğleden sonra aceleyle verdiğiniz ve hiç işlemediğiniz söz için ise hiçbir şey yapmazlar.
Size pahalıya patlayan da odur. Hatırladığınız takipleri zaten çoğunlukla yaparsınız. Zarar, sisteme hiç girmemiş olanlardan gelir.
Yani bir takip sisteminin iki yarısı olmalı: bildikleriniz için bir kuyruk ve bilmediklerinizi ortaya çıkaracak bir yol. Çoğu araç yalnızca ilkini yapıyor. Herhangi bir şey seçmeden önce iki model arasındaki farkı anlamakta fayda var.
İşi sonuna götüren bir takip kuyruğu kurmak#
Hangi aracı kullanırsanız kullanın, işe yarayan yapı şu:
Tek liste, dört durum#
Tek ve düz bir “takip” yığını değil. Borçlu olduklarınızı, beklediklerinizi, tıkanmış olanları ve ileri bir tarihe planlanmış olanları birbirinden ayırın. Her biri farklı okunur: birincisi bir yapılacaklar listesi, ikincisi bir kovalama listesi, üçüncüsü bir yönetim sorunu, dördüncüsü bir takvimdir.
Sonraki adım, kelimelerle yazılmış#
“Acme konuşmasını takip et” bir sonraki adım değildir. “Revize teklifi gönder” öyledir. Kayıtta bir fiil yoksa, listeye her baktığınızda ne demek istediğinizi çözmek için konuşmayı yeniden açarsınız. Üçüncü seferden sonra da bakmayı tamamen bırakırsınız.
Anlamı olan bir tarih#
Birbirinden farklı iki tarih önemlidir ve bu ikisini karıştırmak sık yapılan bir hatadır. Teslim tarihi, söz verdiğiniz tarihtir. Kontrol tarihi, karşı tarafın yanıtlayıp yanıtlamadığına bakacağınız tarihtir. Beklediğiniz bir işin kontrol tarihi vardır, teslim tarihi yoktur; borçlu olduğunuz bir işin ikisi de vardır.
Otomatik olarak listeden düşme#
Karşı taraf yanıtladığında, kayıt siz hiçbir şey yapmadan bekleme listesinden çıkmalı. Elle temizlik gerektiren her sistem çürür; çünkü yoğun bir haftada ilk bırakılan şey temizliktir.
Yoğun bir haftadan sağ çıkan bir rutin#
İki temas noktası, ikisi de kısa:
Her gün, beş dakika. Gelen kutusunu değil, kuyruğu açın. Vakti gelenleri yapın. Kontrol tarihi geçtiği halde sesi çıkmayan ne varsa dürtün. Bu sırada yeni postaları ayıklamayın; o başka bir iştir ve ayırdığınız zamanın tamamını yer.
Her hafta, on beş dakika. Kuyruğa hiç girmemiş olanları tarayın. Çoğu kişinin atladığı yarı budur; pahalıya patlayan kaçakları yakalayan yarı da budur. Son mesajı sizin gönderdiğiniz ve karşılığında hiçbir şey gelmeyen konuşmaları, bir de son mesajı karşı tarafın gönderdiği ve sizin hiç yanıtlamadığınız konuşmaları arayın.
Bir araç bu ikinci taramayı sizin yerinize yapabiliyorsa, alın. Sıkıcı ve mekanik bir iş; üstelik tam olarak, en yoğun olduğunuz haftada yapılmaz olan türden. O hafta da ona en çok ihtiyaç duyduğunuz haftadır.
İyi bir sistem neye benzer#
Şunları, tek bir konuşma bile açmadan bir dakikadan kısa sürede yanıtlayabilmelisiniz:
- Bu hafta birine söz verip henüz teslim etmediğim ne var?
- Bana bir şey borçlu olup şu an gecikmiş olan kim?
- Ne tıkandı ve kimde tıkandı?
- Bir ay önce kabul edip o zamandan beri unuttuğum, vakti yaklaşan ne var?
Bunları yanıtlamak için gelen kutusunu kaydırmanız gerekiyorsa, elinizde bir takip sistemi yok demektir; bir gelen kutunuz ve iyi bir hafızanız var. İlk çöken parça da hafızadır.
CommitLatch tam da bu yapı üzerine kurulu: ekranınızda zaten açık olan konuşmaları okur, bunları borçlu olduklarınız, beklediğiniz şeyler ve risk altındakiler diye ayırır, açık uçlar için haftalık taramayı da otomatik yapar. Gmail OAuth yok, bulut yok. Bir iş gelen kutusunun yakınına bir şey koyuyorsanız bu önemli bir ayrım.
Gmail takip SSS#
Yanıt beklediğim e-postaları nasıl takip ederim?
Onları geri kalan her şeyden ayırın. Tek bir takip yığını, borçlu olduklarınızla beklediklerinizi birbirine karıştırır; oysa bunlar farklı eylemler gerektirir. Biri bir yapılacaklar listesi, diğeri bir kovalama listesidir. Hangi aracı kullanırsanız kullanın, kaydın içinde fiille yazılmış bir sonraki adım ve ne zaman kontrol edeceğinizi söyleyen bir tarih olmalı.
Yıldızlamak ve etiketlemek neden bir yerden sonra işe yaramaz?
Çünkü yıldız, bir şeyin önemli olduğunu kaydeder; sırada ne olması gerektiğini değil. Bir ay sonra, her konuşmayı tek tek açmadan listeye bakarak siz mi onları bekliyorsunuz yoksa onlar mı sizi bekliyor ayırt edemezsiniz. Böylece listeyi açmayı bırakırsınız ve liste, bir zamanlar acil olan şeylerin arşivine dönüşür.
Gmail takip için kendi içinde ne sunuyor?
Gerçekten iyi olan ve az kullanılan Snooze; Google’ın yanıt gerektirdiğini düşündüğü bazı konuşmaları öne çıkaran Nudges; bir konuşmayı tarihli bir göreve dönüştürebilen Tasks. Üçü de iyi çalışır ve üçü de verdiğiniz sözü zaten fark etmiş olmanızı gerektirir.
Teslim tarihi ile kontrol tarihi arasındaki fark nedir?
Teslim tarihi, bir şeye söz verdiğiniz tarihtir. Kontrol tarihi, karşı tarafın yanıtlayıp yanıtlamadığına bakacağınız tarihtir. Borçlu olduğunuz bir işin ikisi de vardır; beklediğiniz bir işin yalnızca kontrol tarihi vardır. Takip listelerinin gürültüye boğulmasının nedeni bu ikisinin birbirine karıştırılmasıdır.
Bir sistem varken bile takipler neden yine de kaçıyor?
Çünkü size pahalıya patlayan sözler, sisteme hiç girmemiş olanlardır: bir yanıtın ortasında, telefondan ya da hiçbir şeyi işleyemeyecek kadar yoğun olduğunuz hafta verilmiş sözler. Bir sistemin hem bildikleriniz için bir kuyruğa hem de bilmediklerinizi ortaya çıkaracak bir yola ihtiyacı vardır.
İyi bir takip düzeni hangi soruları yanıtlamamı sağlamalı?
Tek bir konuşma bile açmadan şunları: bu hafta söz verip teslim etmediğim ne var, bana bir şey borçlu olup gecikmiş olan kim, ne tıkandı ve kimde tıkandı, bir ay önce kabul ettiğim hangi iş yaklaşıyor. Bunları yanıtlamak gelen kutusunu kaydırmayı gerektiriyorsa, elinizde bir sistem değil; bir gelen kutusu ve iyi bir hafıza var.
