WooCommerce'te düşük stok eşiği yerine yeniden sipariş noktası

WooCommerce stok azaldığında size haber verir. Ne zaman yeniden sipariş vermeniz gerektiğini ise söylemez. Bunlar farklı sorulardır: ilki ekrandaki bir sayıyla ilgilidir, ikincisi ise teslimatın siz stoksuz kalmadan önce gelip gelmeyeceğiyle.

Bu yazı WooCommerce’in hazırda neler sunduğunu, sabit bir düşük stok eşiğinin neden işe yaramadığını ve elinizde zaten bulunan verilerden gerçek bir yeniden sipariş noktasını nasıl çıkaracağınızı anlatıyor.

WooCommerce’in kutudan çıkan araçları#

Çoğu kişinin kullandığından fazlası:

• Genel bir düşük stok eşiği: WooCommerce → Ayarlar → Ürünler → Envanter altında bulunur ve bir ürün bu eşiğin altına düştüğünde e-posta bildirimi gönderir.
• Ürün bazında geçersiz kılma: her ürünün Envanter sekmesinde ve tek tek varyasyonlarda ayarlanabilir.
• Stokta yok eşiği: bir ürünün yalnızca azalmış değil, satılamaz sayılacağı noktayı belirler.
• Stok raporlaması: Analizler → Stok altında, stok durumuna ve miktara göre sıralanabilir.

Mekanizmanın kendisi iyi. Sorun, içine ne koyduğunuzda.

Sabit bir eşik neden işe yaramaz#

Neredeyse herkes genel eşiği yuvarlak bir sayıya (2 ya da 5) ayarlayıp öylece bırakır. Bu sayının iki ayrı ürün için ne anlama geldiğini düşünün:

• Ayda bir adet satan bir ürün ve üç günde teslim eden bir tedarikçi. 5’lik bir eşik, bir şey yapmanız gerekmesinden yaklaşık beş ay önce sizi uyarır. Kısa sürede o e-postayı görmezden gelmeyi öğrenirsiniz.
• Günde on adet satan bir ürün ve teslimatı iki hafta süren bir tedarikçi. 5’lik bir eşik, stok bitmeden yarım gün önce sizi uyarır. Uyarı teknik olarak doğrudur ve tamamen işe yaramazdır.

Aynı sayı biri için fazlasıyla erken, diğeri için fazlasıyla geçtir. Yapısal kusur da burada: düşük stok eşiği miktarı ölçer, oysa yeniden sipariş kararı zamanla ilgilidir. Daha açık söylemek gerekirse: teslimatı beklerken yetecek kadar stokunuz var mı, yok mu.

Yeniden sipariş noktası formülü#

Çözüm, eşiği stokun ne kadar süre yeteceği cinsinden ifade etmektir:

Yeniden sipariş noktası = (ortalama günlük talep × gün cinsinden tedarik süresi) + emniyet stoku

Sözle anlatmak gerekirse: teslimatı beklerken normal satışları karşılamaya yetecek kadar stok, artı işlerin normal gitmediği günler için bir tampon. Üç girdi var ve üçünü de elde edebilirsiniz.

Tedarik süresi#

Siparişi verdiğiniz an ile ürünün rafta, satılabilir hâlde olduğu an arasındaki gün sayısı. Tedarikçinin belirttiği kargo süresi değil, sürecin tamamı. Kutunun depoda açılmadan beklediği iki gün de buna dahil.

Varsaymak yerine ölçün. Her tedarikçiden verdiğiniz son üç ya da dört siparişe bakın: sipariş tarihinden rafa çıkış tarihine. Gerçekçi rakamı kullanın, şimdiye kadarki en iyisini değil.

Ortalama günlük talep#

Analizler → Ürünler ekranına gidin, temsil gücü olan bir tarih aralığı seçin ve ürün başına satılan adedi okuyun. Aralıktaki gün sayısına bölün.

Aritmetikten daha önemli iki düzeltme var:

• Ürünün stokta olmadığı dönemleri hesabın dışında bırakın. Elde hiç kalmadığı için üç hafta boyunca hiç satmayan bir ürün, talebi olmayan bir ürün gibi görünür. Kronik stoksuzlukta en büyük pay bu tek çarpıtmanındır; çünkü tam da sürekli tükenen ürünlerin rakamlarını bastırır.
• Geçmiş dönemi değil, gelecek dönemi yansıtan bir aralık seçin. Noel sezonu için ekimde yeniden sipariş noktası belirliyorsanız, geçen şubatın verisi sizi yarı yolda bırakır.

Emniyet stoku#

Talep sıçradığında ya da tedarikçi geciktiğinde devreye giren tampon. Küçük bir mağaza için istatistiğe gerek duymadan işleyen bir yaklaşım:

Emniyet stoku = (en yüksek günlük talep × en uzun tedarik süresi) − (ortalama günlük talep × ortalama tedarik süresi)

Sorduğu şey şu: işler normale göre ne kadar kötüye gidebilir? Son dönemin en yoğun gününü ve en yavaş teslimatını alın, aradaki farkı karşılayın.

Çıkan sayı sizi rahatsız ediyorsa, o rahatsızlık tedarik zinciriniz hakkında gerçek bir bilgidir. Daha küçük bir sayı seçmek için gerekçe değildir.

Örnek bir hesaplama#

Bir ürün 28 günde 84 adet satıyor. Tedarikçisi son üç siparişte 7, 9 ve 8 gün sürdü. Son dönemin en yoğun gününde 6 adet satıldı.

• Ortalama günlük talep = 84 ÷ 28 = günde 3 adet
• Ortalama tedarik süresi = 8 gün; en uzunu = 9 gün
• Emniyet stoku = (6 × 9) − (3 × 8) = 54 − 24 = 30 adet
• Yeniden sipariş noktası = (3 × 8) + 30 = 54 adet

Yani bu ürünün düşük stok eşiği 5 değil, 54. Bu size yüksek geldiyse neye karşı koruduğuna bakın: ortalamanın iki katını sattığınız ve teslimatın gözlenen en uzun süresini aldığı bir hafta. İkisi de daha önce yaşandı; sadece henüz aynı anda yaşanmadı.

Stoksuz kalmanın küçük bir aksaklık olduğu ürünlerde emniyet stoku bileşenini kısabilir, müşterilerin özellikle almak için geldiği ürünlerde yükseltebilirsiniz.

WooCommerce’te kurulumu#

1. Hesabı başlangıçta yalnızca A grubu ürünleriniz için yapın: değere göre ilk %20, yani en sık döngüsel sayım yaptığınız ürünler. Yirmi ürün bir öğleden sonrada biter; iki bin ürün yarıda bırakacağınız bir projeye dönüşür.
2. Sonucu o ürünün Envanter sekmesine düşük stok eşiği olarak girin ve genel varsayılanı geçersiz kılın.
3. Genel eşiği kaba bir güvenlik ağı olarak bırakın; hesaplamadığınız her şey için geçerli olsun. Ne olduğunu bildiğiniz sürece hiç yoktan iyidir.
4. Mevsimlik olarak yeniden hesaplayın. Hem talep hem tedarik süreleri değişir. Bir kez belirlenip bırakılan bir yeniden sipariş noktası, bir yıl içinde yanlış hâle gelir.

Neden önce doğru bir sayım gelir#

Yukarıdaki her şeyi değersiz kılan arıza şu: yeniden sipariş noktası, kayıtlı stok seviyenizle karşılaştırılır. O sayı yanlışsa tetik yanlış anda çalışır ya da hiç çalışmaz.

Kayıtlı stoku gerçekte olandan 12 adet fazla görünen bir ürün, yeniden sipariş noktasının yanından sessizce geçer ve sistem her şeyin yolunda olduğunda ısrar ederken stoksuz kalır. Perakendedeki en sinir bozucu durumun mekanizması budur: hayalet stoksuzluk. Raf boştur, sistem ürünü mevcut gösterir ve kimse uyarılmamıştır.

Bu açığı kapatan iki alışkanlık var:

• Hızlı devreden ürünleri düzenli sayın. Yeniden sipariş noktasına en sık ulaşan ürünler, bayat bir sayının size en pahalıya patladığı ürünlerdir. Bunlar yıllık değil, aylık sayımı hak eder.
• Negatif stoku yuvarlama hatası değil, alarm sayın. Negatif bir rakam, mağazanın elinde olmadığını sandığı bir şeyi sattığı anlamına gelir. Buna ne yol açtıysa hâlâ işlemeye devam ediyordur.

Stocktake‘in ücretsiz sürümünde CSV dışa aktarımıyla birlikte bir yeniden sipariş ve düşük stok kısa listesi, ayrıca negatif stokta duran ürünler için bir uyarı bulunur. Böylece sipariş edilecekler listesi de araştırılacaklar listesi de miktarlarınızı düzelten aynı sayımdan çıkar.

Kısa listeyle ne yapmalı#

Bir yeniden sipariş listesi ancak bir siparişe dönüşürse işe yarar. İşleyen kısa bir rutin:

1. Ürüne göre değil, tedarikçiye göre sıralayın. Siparişi tedarikçilere verirsiniz; listeyi de harekete geçeceğiniz şekilde gruplayın. Üstelik bir tedarikçinin ürünleri bir arada olduğunda minimum sipariş tutarını tutturmak kolaylaşır.
2. Sizi şaşırtan her üründe sayım tarihini kontrol edin. Listede görmeyi beklemediğiniz bir ürün ya sandığınızdan iyi satıyordur ya da güvenmemeniz gereken bir stok kaydına sahiptir.
3. Listede olmayan ama olması gereken ürünlere bakın. Hiç görünmeyen, hızlı devreden bir ürün genellikle miktarı yanlış olan bir üründür.
4. Siparişi verin, sonra tarihi not edin. O tarih, gelecek çeyreğin tedarik süresi ölçümüdür.

Elle yürütüldüğünde bu rutin aynı anda üç yerde birden yaşar: yeniden sipariş noktaları, her ürünün geldiği tedarikçi ve hâlihazırda yolda olanlar. PurchaseDesk bunları bir arada tutar: yeniden sipariş noktaları ve varsayılan sipariş miktarları bir sayfa dolusu ürün için tek seferde ayarlanır, tedarikçi kayıtları az önce ölçtüğünüz tedarik süresini taşır ve kısa liste açık siparişte bekleyen her şeyi zaten düşmüştür; böylece aynı şeyi iki kez satın almazsınız. Bu kısa listeyi tedarikçiye göre gruplanmış taslak satın alma siparişlerine dönüştürmek ise bir Pro özelliğidir.

Döngünün tamamı (sayın, düzeltin, kısa listeyi çıkarın, sipariş verin, tedarik süresini ölçün, yeniden hesaplayın) yeniden siparişi bir tepki olmaktan çıkarıp bir rutine dönüştürür. Her şey elinizde gerçekte ne olduğunu bilmekle başlar; stok sayımı da tam bunun içindir.