WooCommerce'te yıl sonu stok sayımı nasıl yapılır

Stok sayımlarının çoğu mağazayı yönetmenize yardımcı olmak için yapılır. Yıl sonu stok sayımı ise başkası için tek bir sayı üretmek üzere vardır: hesaplarınıza giren ve ödeyeceğiniz vergiyi değiştiren dönem sonu stok rakamınız.

Amacın farklı olması, sayımı nasıl yürütmeniz gerektiğini de değiştirir. Zamanlama, sayım kipi, stoku hangi değerden değerlediğiniz ve sonrasında elinizde tutmanız gerekenler. Bu yazı, bir WooCommerce mağazası için dördünü de ele alıyor.

Yıl sonu sayımı aslında ne işe yarar#

Dönem sonu stokunuz bilançoda bir varlıktır ve satılan malın maliyetini veren hesabın bir tarafında durur:

Dönem başı stoku + Alışlar − Dönem sonu stoku = Satılan malın maliyeti

Bu formülü bir de gelir tablonuzun orta kısmını düşünerek okuyun. Olduğundan düşük bir dönem sonu stok rakamı satılan malın maliyetini şişirir, bu da kârınızı olduğundan az gösterir. Yüksek rakam bunun tersini yapar. Bu, tahminle geçiştirmek isteyeceğiniz bir sayı değildir; biri sorduğunda savunamadan kalmak isteyeceğiniz bir sayı da değildir.

Ayrıca yılın, “her şeyi saydık” sözünün harfi harfine doğru olması gereken tek sayımıdır.

Ne zaman sayılmalı#

İlk akla gelen, mali yılın son gününde saymaktır. Uygulamada bu çoğu zaman elinizdeki en kötü gündür. Satış yapıyorsunuzdur, stok hareket halindedir ve herkes yorgundur.

Asıl önemli olan, sayımın zamanda bilinen bir ana karşılık gelmesidir. İşe yarayan iki yaklaşım var:

• Kapalıyken, yıl sonuna elinizden geldiğince yakın bir zamanda sayın. Son satış gününün akşamı ya da yeniden açılmadan önceki sabah. Sayım sırasında hareket olmaması, sonrasında mutabakat yapmanıza gerek kalmaması demektir.
• Başka bir tarihte sayın ve rakamı taşıyın. Bir hafta erken sayarsanız dönem sonu stokunuz, sayılan miktara o tarihten sonra giren her şeyin eklenip satılan her şeyin çıkarılmasıyla bulunur. Bu yöntem meşru ve yaygındır, ancak o aradaki her hareketin belgelenmesi gerekir. Bu da bir akşamlığına kapanmaktan daha fazla iş çıkarır.

Biraz erken yerine biraz geç saymayı destekleyen iki pratik nokta var: yıl sonu indirimlerinden sonra stok genellikle en düşük seviyesindedir, dolayısıyla sayacak daha az şey olur; ayrıca aradaki dönemde gelen teslimatları izlemek satışları izlemekten kolaydır.

Önce sahayı hazırlayın#

Bir saatlik toparlama, üç saatlik sayımdan tasarruf ettirir:

• Aynı ürünü tek bir yerde toplayın. Rafla depo arasında bölünmüş stok, mükerrer sayımın tek başına en yaygın nedenidir.
• Hasarlı, elde kalmış ve son kullanma tarihi geçmiş stoku ayrı bir yerde karantinaya alın. Yine de sayarsınız; sadece farklı değerlersiniz ve ayırt edilebilir olması gerekir.
• Yoldaki malları halledin. Bedelini ödediğiniz ama henüz elinize geçmemiş bir mal, sevkiyat koşullarına göre yine de sizin olabilir. Gelen teslimatlarınızdan hangilerinin bu yılın bilançosuna gireceğini mali müşavirinize sorun.
• Size ait olmayan her şeyi ayırın: konsinye stok, müşteri tamirleri, teslim alınmayı bekleyen ürünler.

Tam veya sıfır tabanlı: burada önemli olan tek ayar#

Yılın diğer bütün sayımlarında, yalnızca fiilen okuttuğunuz ürünleri güncelleyen kısmi (nokta) sayım kullanırsınız. Yıl sonu sayımında ise tersini istersiniz: saymadığınız her şeyin sıfıra çekildiği tam veya sıfır tabanlı kip.

Kulağa ürkütücü geliyor ve tam olarak doğru olan da bu. Yıl sonunda yaptığınız beyan şudur: “elimizdeki her şey bundan ibaret”. Bir ürün, mağazanın eksiksiz bir sayımında bulunamadıysa o üründen elinizde yok demektir ve sıfır yazmak doğru cevaptır. Genellikle de yanında araştırmaya değer bir fark bulunur.

Yıl sonu sayımında kısmi kipi kullanmak, dokunulmayan ürünleri sistemin zaten inandığı değerde sessizce bırakır; oysa sayımın sınaması gereken varsayım tam da budur.

Sayımı yürütmek#

İşleyiş diğer oturumlarla aynıdır: anlık görüntü, sayım, inceleme, uygulama. Yıl sonuna özgü birkaç nokta var:

1. Oturumu tam / sıfır tabanlı kipte oluşturun ve kapsamını stok takibi yapılan tüm ürünler olarak belirleyin.
2. Kör sayım yapın. Bir teyitten çok bağımsız bir ölçüm istediğiniz bir sayım varsa, o da mali müşavirinize gidenidir. Kör sayım oturum bazında açılıp kapatılır.
3. Kategoriye göre değil, fiziksel alana göre ilerleyin ve bitirdiğiniz her alanı tamamlandı olarak işaretleyin. Atlanan bölümler yıl sonunun klasik hatasıdır; sıfır tabanlı kipte atlanan bir bölüm çok gürültülü ve çok yanlış bir sonuç üretir.
4. Uygulamadan önce inceleyin. Uç farkları hemen araştırın. Uyguladıktan sonra neyin yanlış olduğuna dair kanıt ortadan kalkar.
5. Sayım listesini dışa aktarın. Yıl sonunda bu isteğe bağlı değildir; aşağıya bakın.

Yukarıdaki adımların tamamı Stocktake for WooCommerce eklentisinin ücretsiz sürümünde var: tam ve sıfır tabanlı kapsam, kör sayım, fark incelemesi ve arkasında otomatik stok yedeği duran tek tıkla uygulama. Yani kötü bir sayım tek bir geri alma uzağınızdadır.

Sayımı dönem sonu stok değerine çevirmek#

Siz adet saydınız. Hesaplarınızın ihtiyacı ise para. Dönüşüm ilkesel olarak basittir ve tek bir tuzağı vardır:

Dönem sonu stok değeri = Σ (sayılan adet × birim maliyet)

Tuzak, perakende fiyatı değil maliyet olmasıdır. Raflarınızı satacağınız fiyattan değerlemek, henüz kazanmadığınız kârı kaydetmek anlamına gelir. WooCommerce Cost of Goods verileriniz tanımlıysa sayım, farkı sizin için maliyet üzerinden fiyatlandırabilir; tanımlı değilse bu işi bir tedarikçi fiyat listesine bakarak e-tabloda yapacaksınız.

Genellikle geçerli olan iki düzeltme var:

• Hasarlı ve elde kalmış stok. Birçok ülkede standart uygulama, stoku maliyet ile fiilen eline geçirebileceğiniz tutardan düşük olanı üzerinden değerlemektir. Yarı fiyatına eriteceğiniz, geçen sezondan kalma bir koli ürün, ödediğiniz parayı etmez. Sayımdan önce onu karantinaya almanızın sebebi budur.
• Size ait olmayan stok. Konsinye ürünler tedarikçi için sayılır, sizin varlığınız olarak değerlenmez.

Bunların ikisi de yazılım ayarı değil, muhasebe kararıdır ve kurallar ülkeye göre değişir. Nasıl işleneceğini mali müşavirinizle sayımdan sonra değil, önce netleştirin. Bu karar, sahadayken neleri kaydetmeniz gerektiğini değiştirir.

Maliyetlendirme yöntemlerine ve WooCommerce’in neyi hesaplayıp neyi hesaplayamadığına daha yakından bakmak isterseniz, stok değerleme rehberi bu konuyu ele alıyor.

Mali müşaviriniz sizden ne isteyecek#

Şu beş şeyi saklayın. O an birkaç dakikanızı alır, mart ayında yeniden oluşturmaya kalkarsanız eziyete dönüşür:

• Sayımın tarihi ve saati ile mağazanın o sırada satış yapıp yapmadığı.
• Sayım listeleri. Ürünleri, beklenen ve sayılan miktarları ve farkı içeren dışa aktarılmış CSV.
• Değerleme esası. Maliyet ve bu maliyetlerin nereden geldiği.
• Hasarlı veya elde kalmış stokun nasıl işlendiği, tutar önemliyse kalem kalem.
• Kimin saydığı ve herhangi bir şeyin yeniden sayılıp sayılmadığı.

Denetim izi olan bir sayım, izi olmayan daha kapsamlı bir sayımdan hatırı sayılır ölçüde değerlidir.

Yıl sonu sayımının ters gittiği beş yol#

• Satış devam ederken saymak. Sayımın ortasında satılan ürünler hem rafta sayılır hem de aynı öğleden sonra kargoya verilir. Ya kapatın ya da anlık görüntüye dayalı bir sayım kullanıp mutabakat işini göze alın.
• Perakende fiyattan değerlemek. Hem varlıklarınızı hem de vergi faturanızı şişirir.
• Mükerrer sayım. İki yerde duran bir ürünün iki kez sayılması. Toparlama adımının önlediği şey budur.
• Bir bölümü tamamen atlamak. Sıfır tabanlı kipte bu, gerçek stokun üzerine sıfır yazar. Bitirdiğiniz alanları kâğıt üzerinde işaretleyip ilerleyin.
• Hiç kayıt tutmamak. Sayım yapılmış, rakamlar uygulanmış, altı ay sonra düzeltmeyi kimse açıklayamıyor. Listeyi dışa aktarın.

Yıl boyunca döngüsel sayım yapıyorsanız buna yine de gerek var mı?#

Mağazayı yönetmek açısından büyük ölçüde hayır. İyi bir döngüsel sayım planı her şeyi yılda en az bir kez kapsar, hataları çok daha erken bulur ve yıllık sayımın bırakmadığı, oturum bazında bir denetim izi bırakır.

Hesaplar açısından ise bulunduğunuz ülkeye ve denetçinize bağlı. Kimileri, doğruluğu yüksek ve belgelenmiş bir döngüsel sayım programından tamamen memnun kalır; kimileri ise yine de yıl sonunda tam sayım ister. Varsaymadan önce sorun. İstiyorlarsa da, elinizde on iki aylık temiz döngüsel sayım kaydıyla gitmeniz, yıl sonu sayımının sizi hazırlıksız yakalaması yerine zaten bildiğinizi teyit etmesi anlamına gelir.

Gerçekçi bir takvim#

1. Dört hafta kala: mali müşavirinize sayım tarihini, yoldaki malların nasıl işleneceğini ve elde kalmış stoku sorun. Birim maliyetlerinizi netleştirin.
2. Bir hafta kala: toparlayın ve aynı ürünleri birleştirin. Hasarlı stoku karantinaya alın. En yüksek değerli ürün gruplarınızda bir döngüsel sayım yapın; böylece yıl sonu, onları ilk kez saydığınız an olmaz.
3. Sayım günü: kapatın, sıfır tabanlı kör oturumu oluşturun, alan alan sayın, biten alanları işaretleyin.
4. Aynı akşam: farkları inceleyin, uç değerleri yeniden sayın, uygulayın, dışa aktarın.
5. Ertesi gün: listeyi ve değerleme esasını, konu tazeyken mali müşavirinize gönderin.

Sayımın kendisi işin kolay kısmıdır. Rakamı savunulabilir kılan her şey, sayımdan önce ve sonra olup biter.